Daan Loohuis runt samen met Keanu de Groot het ICT-bedrijf De Digitale Basis. Ze helpen mkb-ondernemers met werkplekbeheer, zakelijke telefonie en beveiliging. Simpel houden is het idee. Maar elke maand opnieuw was er wél gedoe, gewoon in de eigen administratie.
Stripe en Moneybird praten niet met elkaar
De Digitale Basis factureert klanten via Stripe. De boekhouding loopt via Moneybird. Die twee systemen praten standaard niet met elkaar, tenzij je dat zelf regelt.
Dat betekende elke maand hetzelfde: Stripe openen, betalingen nalopen, handmatig facturen aanmaken in Moneybird, BTW controleren, payout afstemmen met het bankafschrift. Tijdrovend, foutgevoelig en eerlijk gezegd niet waar je je aandacht wil hebben als je eigenlijk bij klanten wil zijn.
"We besteedden elke maand uren aan iets wat eigenlijk automatisch zou moeten gaan. Kopplio heeft dat in één keer opgelost."
Daan Loohuis, mede-eigenaar De Digitale Basis
Wat ze nodig hadden
Daan wilde één ding: Stripe-betalingen komen automatisch en correct in Moneybird terecht. Zonder handmatig ingrijpen, zonder fouten in de BTW.
De BTW moest kloppen, ook voor zakelijke klanten in andere EU-landen waarvoor reverse charge geldt. De wekelijkse Stripe-payout moest aansluiten op wat er op de bankrekening binnenkomt. En de koppeling moest gewoon werken zonder dat iemand van De Digitale Basis developer hoeft te zijn voor de eigen boekhouding.
Waarom Kopplio
Kopplio is gebouwd voor precies dit: Nederlandse ondernemers die Stripe gebruiken voor facturering en Moneybird voor hun boekhouding.
Waar andere koppelingen alleen bankmutaties synchroniseren, doet Kopplio het hele verhaal. Elke geslaagde Stripe-betaling wordt een verkoopfactuur in Moneybird. Kopplio kijkt per transactie naar het land en het BTW-nummer van de klant: Nederlandse klanten krijgen 21%, EU-zakelijke klanten met geldig BTW-nummer krijgen reverse charge met 0% op de factuur, klanten buiten de EU 0% export. Stripe betaalt wekelijks uit in één bedrag; Kopplio splitst dat op per individuele transactie en boekt de Stripe-kosten apart als inkoopfactuur. Refunds worden automatisch creditnota's, gekoppeld aan de originele factuur.
Het resultaat
Instellen kost vijf minuten. Daarna loopt het.
Betalingen die binnenkomen in Stripe verschijnen automatisch als factuur in Moneybird. De payout sluit aan op het bankafschrift. De BTW klopt.
Daan hoeft er niets meer voor te doen. De uren die maandelijks opgingen aan handmatige administratie zijn weg. Die tijd zit nu bij klanten.
Over De Digitale Basis
De Digitale Basis is een ICT-dienstverlener voor het mkb, opgericht door Daan Loohuis en Keanu de Groot. Ze helpen ondernemers met werkplekbeheer, beveiliging, zakelijke telefonie en IT-strategie. Motto: ICT die werkt voor jouw bedrijf, zonder al het gedoe.