Stripe betalingen verwerken in Moneybird: complete gids

Stripe betalingen verwerken in Moneybird vraagt meer dan een bankmutatie importeren. Per betaling heb je een verkoopfactuur nodig, per uitbetaling een gedetailleerde journaalpost, en voor elke klant het juiste btw-tarief. Dit artikel legt de volledige stroom uit: van je eerste Stripe-betaling tot de payout op je bankrekening.

Waarom Stripe en Moneybird niet vanzelf kloppen

Stripe betaalt je niet per factuur uit. Je ontvangt één bedrag per payout dat bestaat uit meerdere transacties, minus Stripe-transactiekosten, minus eventuele refunds. Een payout van €582,19 kan bestaan uit drie betalingen van €199, €249 en €149 en twee transactiekosten van €6,10 en €8,71.

Als je die €582,19 als één inkomstenboeking opvoert, klopt je omzet niet. Je mist de drie afzonderlijke verkoopfacturen en de twee inkoopfacturen voor Stripe-kosten. En als je internationale klanten hebt, zit er waarschijnlijk ook een btw-fout in.

De juiste aanpak vraagt een vaste structuur in Moneybird met de juiste rekeningen en een duidelijk proces per transactietype.

De 5 rekeningen die je nodig hebt

Voordat je iets kunt verwerken, moet je Moneybird goed inrichten. Je hebt vijf grootboekrekeningen nodig:

1. Omzetrekening (type: omzet): hier boek je de verkoopfacturen naartoe. Gebruik je standaard omzetrekening of maak er een apart aan voor Stripe-omzet. RGS-code: WOmzAovEie.

2. Stripe saldo-rekening (type: vlottende activa): dit is je virtuele Stripe-"bankrekening" in Moneybird. Betalingen stromen hierop in, de payout ruimt het saldo op. RGS-code: BLimKruSto.

3. Stripe-kostenrekening (type: kosten): hier komen de transactiekosten die Stripe inhoudt. RGS-code: WBedAlkOal.

4. Doorboekrekening Stripe (type: vlottende passiva): tussenrekening die facturen en uitbetalingen koppelt. Het saldo hoort op €0 uit te komen na elke payout. RGS-code: BSchOpaNtb.

5. Stripe bankrekening (financiële rekening in Moneybird): de bankrekening waarop je Stripe-payouts binnenkomen. Maak die aan via Financiën → Bankrekeningen → Handmatig toevoegen.

Heb je ze allemaal? Dan zet je ook eenmalig een koppelregel in Moneybird in: Instellingen → Koppelregels → Nieuwe koppelregel, categorie: Doorboekrekening Stripe, eigenschap: "Omschrijving bevat", waarde: Stripe Technology Europe. Zo koppelt Moneybird elke Stripe-bijschrijving op je bankrekening automatisch aan de juiste tegenboeking.

Elke betaalde factuur verwerken

Elke keer dat een klant betaalt via Stripe, maak je een verkoopfactuur aan in Moneybird. Die factuur bevat:

• De klantgegevens (naam, adres, btw-nummer als het een bedrijf is)
• De betaaldatum als factuurdatum
• Het bedrag exclusief btw en het btw-bedrag
• Het juiste btw-tarief (zie het btw-gedeelte hieronder)

De factuur boek je op je omzetrekening. De betaling registreer je niet direct op je bankrekening, maar op de Stripe saldo-rekening. Dat saldo loopt op totdat Stripe uitbetaalt.

Factuurdatum of betaaldatum?

Dit is een veelgemaakte fout. Stripe verwerkt een betaling op dag X, maar de payout komt 2 tot 7 werkdagen later op je bankrekening. Welke datum gebruik je op de factuur?

Gebruik de betaaldatum: de dag waarop de Stripe-betaling plaatsvond, niet de dag waarop de payout op je rekening binnenkwam. Die datum bepaalt in welk btw-tijdvak de omzet valt. Maak je de factuur met de payout-datum, dan verschuif je je omzet en btw naar het verkeerde kwartaal.

Heeft een payout betalingen uit december en januari? Dan horen de december-betalingen in Q4 en de januari-betalingen in Q1. Je kunt die payout niet als één boeking in één kwartaal verwerken.

Stripe-transactiekosten boeken

Stripe houdt per transactie kosten in: 1,5% + €0,25 voor Europese betaalpassen, hoger voor andere kaarttypen¹. Die kosten zijn bedrijfskosten en zijn volledig aftrekbaar.

Per transactie maak je een inkoopfactuur aan in Moneybird, gericht aan Stripe. Voer het kostentype in als "bankkosten" of "betalingskosten" en boek het op je Stripe-kostenrekening.

Stripe stuurt geen aparte facturen voor transactiekosten. Je leest de bedragen uit je Stripe Dashboard via Rapporten → Betalingen of via de payout-uitsplitsing. Meer over de aftrekbaarheid van Stripe-fees: Stripe transactiekosten aftrekken in Moneybird →

De payout verwerken

Een Stripe payout is het bedrag dat Stripe naar je bankrekening overmaakt. Dat bedrag is het saldo van alle betalingen, minus alle transactiekosten, minus eventuele refunds in die periode.

Een concreet voorbeeld. Stel je payout bestaat uit:

Als je alleen dat ene bedrag van €388,28 boekt, mis je drie verkoopfacturen, drie inkoopfacturen en een creditnota. Je omzet klopt niet en je btw-aangifte ook niet.

Je verwerkt een payout in vier stappen:

1. Haal de payout-uitsplitsing op uit Stripe Dashboard → Betalingen → Uitbetalingen → [payout-datum].
2. Controleer alle transacties, kosten en refunds in die uitbetaling.
3. Maak in Moneybird een financieel overzicht aan op je Stripe bankrekening met alle regels: per factuur een regel, per transactiekost een regel, per refund een regel.
4. Koppel het overzicht aan de bijschrijving op je bankrekening via de koppelregel.

Na stap 4 staat de doorboekrekening op €0 en is de payout volledig afgestemd met de onderliggende facturen. Is het saldo niet nul? Dan ontbreekt er een factuur of klopt een bedrag niet.

Meer uitleg over dit proces: Stripe payout reconciliatie in Moneybird →

Refunds als creditnota

Als je een klant terugbetaalt via Stripe, verwerk je dat als creditnota in Moneybird. De creditnota is gekoppeld aan de originele verkoopfactuur en neutraliseert de eerder geboekte omzet en btw.

Stappen:

1. Maak een creditnota aan in Moneybird op de originele factuur.
2. Voer het terugbetaalde bedrag in (inclusief btw-correctie).
3. Koppel de creditnota aan de negatieve regel in het financieel overzicht van de payout waarin Stripe de terugbetaling verrekend heeft.

Vergeet de btw-correctie niet: als je de klant het volledige bedrag terugbetaalt, vervalt ook de eerder afgedragen btw over die factuur. Die draai je terug via de creditnota. Meer over dit onderwerp: Stripe refund als creditnota in Moneybird →

Chargebacks en geschillen

Een chargeback is geen gewone refund. Bij een chargeback vraagt de klant zijn bank om de betaling terug te draaien, buiten jou om. Stripe houdt het betwiste bedrag direct in en rekent bovendien een geschillenvergoeding van €15 aan. Die €15 krijg je terug als je het geschil wint; het betwiste bedrag ook.

Boekhoudkundig werkt dit zo:

1. Op het moment dat Stripe de chargeback meldt, maak je een creditnota aan voor de originele factuur. De omzet en btw worden teruggedraaid.
2. De €15 geschillenvergoeding boek je als inkoopfactuur op je Stripe-kostenrekening.
3. Win je het geschil? Dan komt het betwiste bedrag en de €15 terug in een volgende payout. Draai de creditnota terug en boek de teruggestorte vergoeding als negatieve kosten.
4. Verlies je het geschil? Dan blijft de creditnota staan en schrijf je de €15 af als definitieve kosten.

Het verschil met een refund: een refund verwerk je zelf actief, een chargeback overkomt je. De timing en het extra bedrag (de dispuutvergoeding) maken ze boekhoudkundig anders.

Btw correct verwerken

Dit is het deel dat de meeste fouten oplevert. Welk btw-tarief van toepassing is, hangt af van waar je klant zit en of het een bedrijf of consument is.

Nederlandse klanten betalen standaard 21% btw op digitale diensten en software. Voor sommige producten geldt 9%, maar dat is voor fysieke goederen en specifieke diensten. Twijfel je? Belastingdienst — btw-tarieven

EU-zakelijke klanten (B2B) met een geldig btw-nummer vallen onder reverse charge. Jij brengt 0% in rekening en de klant draagt de btw af in zijn eigen land. Verifieer het btw-nummer via VIES en vermeld het nummer op de factuur. Meer details: Reverse charge btw bij Stripe →

EU-consumenten (B2C) zonder btw-nummer: zodra je jaarlijks meer dan €10.000 verkoopt aan consumenten in andere EU-landen samen, geldt de OSS-regeling². Je past het btw-tarief toe van het land van de klant: Duitsland 19%, Frankrijk 20%, België 21%, Denemarken 25%. Elke kwartaal doe je aangifte via Mijn Belastingdienst Zakelijk. Zit je onder die drempel, dan mag je gewoon het Nederlandse tarief (21%) toepassen op alle EU-consumenten. Volledig uitgelegd: OSS btw in Moneybird →

Klanten buiten de EU betalen geen btw. De factuur vermeldt 0% en de omschrijving geeft aan dat het om export gaat.

Belangrijk: Stripe weet niet welk btw-scenario van toepassing is. Stripe verwerkt de betaling; de boekhoudkundige btw-behandeling bepaal jij (of je koppeling) op basis van het land en het btw-nummer van de klant.

Klanten die betalen in dollars of ponden

Verkoopt je aan klanten in de VS of het VK, dan ontvangt Stripe betalingen in USD of GBP. Stripe converteert dat naar euro's op het moment van de payout, tegen de wisselkoers van dat moment.

In Moneybird boek je de factuur in euro's, met de wisselkoers die geldig was op de betaaldatum (niet de payout-datum). Gebruik daarvoor de dagkoers van de Europese Centrale Bank of de koers die Stripe zelf heeft toegepast. Wees consistent: kies één methode en houd die aan.

Het verschil tussen de gefactureerde bedrag en het daadwerkelijk ontvangen bedrag is een koersverschil. Dat koersverschil boek je apart op een koersverschillenrekening (type: financiële baten of lasten, afhankelijk van of je meer of minder ontving dan gefactureerd). Dat is geen fout in je administratie, maar een normaal gevolg van wisselende valutakoersen.

Meer over de aanpak: Stripe multi-valuta en koersverschillen in Moneybird →

Stripe Managed Payments: een apart geval

Gebruik je Stripe Managed Payments, dan treedt Stripe op als merchant of record. Stripe verkoopt aan de eindklant, niet jij. Dat verandert de boekhouding volledig.

Je maakt geen verkoopfacturen meer per eindklant aan. In plaats daarvan maak je per payout één externe factuur aan gericht aan Stripe (entiteit: Lemon Squeezy LLC). Die factuur bevat het totale nettobedrag van alle Managed Payments-transacties in die payout. De btw-behandeling van die factuur overleg je met je accountant: afhankelijk van de juridische structuur is reverse charge of 0% export van toepassing.

Meer over dit onderwerp: Stripe Managed Payments voor Nederlandse ondernemers →

Als je achterloopt

Veel ondernemers beginnen pas met boekhouden als het kwartaalrapport nadert. Als je twee of drie maanden achterloopt, is de aanpak hetzelfde, alleen compacter.

Begin bij de oudste maand en werk vooruit. Download per maand de payout-uitsplitsingen uit Stripe, maak de verkoopfacturen per betaling aan (gebruik de betaaldatum als factuurdatum) en verwerk de payouts daarna. Doe niet alles tegelijk in één grote boeking, want dan verlies je het overzicht per btw-tijdvak.

Prioriteer de btw boven alles. De Belastingdienst kijkt primair naar of de aangifte klopt; de interne ordening van je kostenrekeningen is minder tijdkritisch.

Wat Kopplio automatiseert

Alles wat hierboven beschreven staat, doet Kopplio automatisch:

• Per betaalde Stripe-factuur een verkoopfactuur in Moneybird, met het juiste btw-tarief per klant.
• Per uitbetaling een gespecificeerd financieel overzicht dat direct afstemt met de doorboekrekening.
• Transactiekosten als inkoopfactuur.
• Refunds als creditnota, gekoppeld aan de originele factuur.
• Chargebacks als tijdelijke creditnota, automatisch teruggedraaid als je het geschil wint.
• Multi-valuta: EUR-factuur met de koers op betaaldatum en apart geboekt koersverschil.
• Stripe Managed Payments als bundelfactuur per payout.

Je hoeft geen rekeningen handmatig aan te maken, geen payout-uitsplitsingen te downloaden en geen btw-tarieven per klant te controleren. Kopplio koppelt Stripe en Moneybird in minder dan vijf minuten.

Wil je een overzicht van alle koppelingsopties? Stripe Moneybird koppeling: de complete gids →

Probeer Kopplio gratis →